organizzare una fiera

Per organizzare una fiera è bene porre la massima attenzione a tutti i dettagli: siete in vetrina! Tweet this

Sono da poco rientrata dal Cosmofarma e il mese prima avevo partecipato al Cosmoprof. L’esperienza mi ha piacevolmente sorpresa. Nonostante l’era digitale offra ad ognuno la possibilità di entrare velocemente in contatto con persone dall’altra parte del pianeta, la fiera rimane sempre uno scenario coinvolgente in cui stringere e coltivare relazioni.

Dicevo, sono da poco rientrata, con soddisfazione, da una fiera. Ecco il mio modello di lavoro in 8 step per organizzare una fiera.

 

1) Definite gli obiettivi

Il 1° passo può sembrare il più semplice: in realtà, da questo, dipendono tutti gli altri punti successivi. Chiedetevi «Perché dovrei partecipare?». « È utile per la mia realtà aziendale?». «Cosa vorrei portare a casa alla fine della fiera?». Vi consiglio di individuare pochi obiettivi.

È essenziale che siano chiari nella vostra mente. Un obiettivo potrebbe essere: «Voglio trovare nuovi canali distributivi per sviluppare un prodotto all’estero» oppure «Voglio allargare la mia cerchia di clienti» o ancora, «Utilizzo la fiera come ADV per far conoscere l’azienda e/o i suoi prodotti/servizi», oppure, «Utilizzo l’occasione per lanciare un nuovo prodotto sul mercato».

 

2) Costruite il team

Una volta stabiliti gli obiettivi, se siete al timone dell’evento, procederete con la scelta dei colleghi da coinvolgere.

Il punto 2 è strettamente interconnesso al punto 1: individuerete le persone idonee a raggiungere gli obiettivi prefissati. Le persone non devono essere adatte solo per competenze e settore di lavoro, ma anche per attitudini e profilo caratteriale: in fiera occorrono persone smart, simpatiche, carismatiche e coinvolgenti, che sappiano gestire lo stress, che sappiano pensare e fare più cose contemporaneamente e che siano tagliate per le relazioni.

Condividete le ragioni della vostra scelta con i colleghi: ognuno deve essere consapevole del motivo per cui lo state coinvolgendo, in questo modo saprà cosa vi aspettate che lui faccia. Nel primo incontro elaborate un action plan, definendo: compiti, responsabilità e tempi. Fate un check quotidiano con i colleghi che vi accompagneranno, per essere certi che tutto proceda secondo quanto convenuto.

 

3) Studiate la fiera

Partite dal sito e curiosate sul web tra i blog, per capire le dimensioni, il bacino d’utenza, gli interlocutori.

 

4) Entrate in contatto con l’organizzazione per formalizzare la vostra presenza

Esistono stand di diverse dimensioni e metrature che sceglierete in base a cosa volete fare. Organizzando bene gli spazi e gli allestimenti (che sono personalizzabili), anche uno stand di piccole dimensioni (9 m2) può ospitare diverse persone contemporaneamente (fino a 10).

 

5) Create un’esperienza memorabile

Se uno degli obiettivi della vostra partecipazione è lanciare/promuovere un prodotto, è indispensabile costruire un’esperienza intorno al brand e coinvolgere il consumatore per rendere piacevole e memorabile il momento in cui si intrattiene nel vostro stand. La fiera offre milioni di stimoli e anche il visitatore che partecipa un giorno solo, per tutto il tempo, è costantemente “bombardato”. È indispensabile differenziarsi.

Noi abbiamo partecipato per promuovere WOW effect, un innovativo trattamento anti-age dall’effetto immediatamente visibile. A partire da un mese prima, abbiamo avviato una serie di attività di social media marketing per invitare le consumatrici a provare il trattamento presso il nostro stand. In questo modo, siamo arrivati in fiera con un’agenda di contatti.

In loco, girando anche negli altri padiglioni, abbiamo distribuito caramelle e inviti realizzati con una grafica accattivante ed ingaggiato molte altre persone. WOW effect prevede l’applicazione di una maschera per 20 minuti, dopo i quali si manifesta l’effetto lifting. Nello stand abbiamo creato un open space con 4 sgabelli, sui quali si sono accomodate le consumatrici per provare l’efficacia del trattamento. Le abbiamo intrattenute con dei giochi e dei consigli di bellezza e alla fine del trattamento, una beauty consultant ha provveduto ad effettuare loro un make up personalizzato.

È bene porre la massima attenzione a tutti i dettagli: siete in vetrina!

Potete consolidare quell’esperienza con una serie di attività di fidelizzazione post-fiera. Occorre definirle prima. Se, ad esempio, pensate di aggiornare i visitatori sui vostri prodotti/servizi, in fiera raccoglierete una mailing list che utilizzerete poi nel tempo per attività di marketing. Abbiamo inviato a coloro che hanno provato il nostro trattamento un buono sconto e un link alla mappa per trovare il punto vendita più vicino.

 

6) Organizzate i materiali da portare in fiera

L’ideale è lasciare un ricordo del momento vissuto presso il vostro stand. Che sia un gadget o una brochure, deve riportare la mente del visitatore all’esperienza effettuata.

Noi abbiamo rilasciato uno dei prodotti che compone il trattamento e la spugna naturale del Mar Mediterraneo che inseriamo nel kit vendita. Vi consiglio di fare una check list delle cose da portare. Oltre ai materiali da distribuire o utili ad allestire lo stand, non tralasciate oggetti di cancelleria (spillatrice, forbici, Post-it, penne, block notes, rotoli di scotch, ecc.) che vi serviranno durante la fiera, ma anche per disallestire alla fine dell’evento.

In contatto con l’organizzazione, individuerete il momento adatto a far arrivare tutti i materiali e ad allestire lo stand (di solito è il giorno prima).

 

7) Create un diario di bordo

In fiera immortalate i momenti migliori con immagini e video, raccogliete commenti e postateli sulle vostre pagine/profili, utilizzando hashtag pertinenti e legati all’evento, in modo da far partecipare i vostri fan e follower, seppur non fisicamente presenti.

 

8) Dopo la fiera

Preparate una mail da mandare al ritorno ai contatti raccolti. Una semplice mail di ringraziamento e saluti, per dar seguito a quanto avviato in fiera. Vi consiglio di inviarla 2 giorni dopo la chiusura dell’evento e di allegare una foto del vostro stand.