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La Dear Doctor Letter è una esigenza, ma va strutturata con estrema cura. Tweet this

Vi è mai capitato di dover fare  una Dear Doctor Letter?

La DDL, Nota Informativa Importante (NII), rappresenta uno strumento indispensabile per confermare un rapporto beneficio-rischio favorevole nelle reali condizioni di impiego.

Quando avete ricevuto l’offerta siete rimasti soddisfatti?

Tutti i punti dell’attività erano ben chiari e privi di misunderstanding?

Quando si presenta l’esigenza di effettuare una DDL, nella maggior parte dei casi, si deve ottemperare alle richieste ufficiali da parte di AIFA, generalmente con scarso preavviso e con richieste di evidenze specifiche.
Si veda: http://www.agenziafarmaco.gov.it/it/nii

Questo breve articolo si pone come Easy guide per chi scrive e per chi riceve un’offerta di mailing di Dear Doctor Letter, così da poter essere d’aiuto a tutti coloro che si trovano ad affrontare questa iniziativa.

1. Verifica del database

Per poter essere efficace, il fornitore del servizio deve dimostrare il livello di qualità del proprio database, fornendo al cliente tutte le certificazioni conseguite nel tempo ed i processi di verifica delle proprie anagrafiche.
Inoltre, va esplicitamente richiesto se l’invio debba essere effettuato presso le strutture di riferimento o presso gli indirizzi privati dei medici, qualora l’azienda avesse specifiche richieste in merito.

2. Numeriche dei target

Indicare le numeriche di anagrafiche raggiunte, suddivise per singola specializzazione.

3. Dettaglio lavorazione

Specificare le caratteristiche di ogni singolo prodotto da stampare:

– Formato aperto e chiuso in centimetri

– Tipologia di carta da usare

– Numero di pagine

– Colori da utilizzare

– Tipologia di busta da adoperare

– Marchi da stampare sulla busta

– Logo postale da utilizzare

– Allestimento e tipo di lavorazione da effettuare

4. Visto si Stampi

Prima di procedere con la stampa effettiva dei materiali, bisogna accertarsi con il cliente che la lavorazione sia conforme a quanto richiesto. A tal proposito, è necessario  effettuare il giro delle approvazioni, richiedendo la conferma tramite l’apposito modulo “Visto si Stampi”. Generalmente, si procede con l’invio della ciano rasterizzata (a mezzo email), o delle cianografiche cartacee. Solo dopo aver ricevuto l’approvazione si potrà procedere con la stampa dei materiali.

5. Tempistiche

I tempi di esecuzione sono un aspetto fondamentale per la buona riuscita del progetto.
Per rispettare le tempistiche vanno sempre esplicitati i seguenti aspetti:

– il tempo di delivery richiesto da AIFA, in cui dovrà essere effettuata la spedizione

– le tempistiche di stampa dalla ricezione del visto si stampi

– i tempi di lavorazione, di imbustamento, etichettatura e trasporto al CMP postale.

6. Corrispettivo economico

La parte del “leone” in questa tipologia di attività la fa Poste Italiane, per cui, va esplicitato che la postalizzazione potrà essere effettuata soltanto a seguito del pagamento del bonifico da versare alla Posta. Si raccomanda, visti i tempi di lavorazione bancaria, di ricevere il pagamento almeno 7 giorni lavorativi prima della data di spedizione.

7. Evidenze di spedizione

Si potrà dare evidenze dell’avvenuta spedizione all’AIFA fornendo il documento di trasporto in cui dovranno essere riportati:

– Data di consegna

– Luogo di consegna

– Descrizione del materiale consegnato

– Quantità di ogni singolo materiale consegnato

 

 

Per scaricare la presentazione del servizio di Dear Doctor Letter, clicca qui.

Per ricevere maggiori informazioni compila il form sottostante.

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